Du kannst die Anzahl nur für die jeweiligen Gruppen einstellen, soviel ich weiss.
Dazu klickst du den Gruppennamen mit rechts an und wählst dann "Gruppe bearbeiten" im Kontextmenü.
Danach kannst du Spalten- und Zeilenanzahl bestimmen. "Speichern" und fertig...
Was deine Kleinigkeit angeht: Bei mir sind die Gruppennamen immer sichtbar und anklickbar. Ich weiss jetzt nicht genau, wo hier das Problem liegt...